Texte diktieren: So braucht dein Entwurf weniger Nacharbeit

Eine typische Situation sieht so aus. Zwischen zwei Meetings beantwortest du die E-Mail eines Kunden, indem du die Antwort ins Handy sprichst. Das geht schnell. Dann liest du den Entwurf. Er beginnt mit dem Hintergrund, die eigentliche Bitte steht im letzten Satz, ein Satz fängt mittendrin neu an, und der Name des Kunden ist falsch geschrieben. Der Entwurf folgt der Reihenfolge, in der dir die Dinge eingefallen sind. Wer ihn liest, braucht aber eine andere.

Hier erfährst du, was eine Studie zum Tempo beim Diktieren zeigt und wo ihre Aussagekraft endet. Du siehst außerdem, wie du planst und sprichst, damit der Entwurf weniger Nacharbeit braucht, was du vor dem Absenden prüfst und wann die Diktierfunktion auf dem Mac oder Yappee besser passt.

Ist Diktieren schneller als Tippen? Was eine Studie gemessen hat

In einer 2017 veröffentlichten Studie haben Forscher die Spracheingabe mit der Bildschirmtastatur eines iPhone 6 Plus verglichen. Bei den Teilnehmern mit Englisch als Muttersprache kam die Spracheingabe im Schnitt auf etwa 153 Wörter pro Minute, die Tastatur auf etwa 52. Damit war die Spracheingabe 2,93-mal so schnell. Die Forscher maßen die Zeit vom ersten gesprochenen Laut bis zur letzten Änderung am Text. Das Beheben von Erkennungsfehlern zählte also mit.

Es war ein Labortest. Die 48 Teilnehmer waren Studenten zwischen 19 und 32 Jahren. Die Hälfte sprach amerikanisches Englisch als Muttersprache, die andere Hälfte Mandarin. Sie saßen in einem ruhigen Besprechungsraum, und die Spracherkennung übernahm Baidus Forschungssystem Deep Speech 2. Ob die Ergebnisse auch für die heutige Diktierfunktion auf dem Mac, für Yappee oder im lauten Büro gelten, lässt sich daraus nicht direkt ablesen.

Die größte Einschränkung ist die Aufgabe. Die Teilnehmer gaben kurze vorgegebene Sätze ein und formulierten nichts Eigenes. Die Autoren weisen darauf hin, dass eigenes Formulieren zusätzlich Zeit für Nachdenken, Wortwahl und Zögern kostet. Vor weitreichenden Schlüssen über Texteingabe im Allgemeinen warnen sie.

Bei den Fehlern ist das Bild gemischt. Die englischsprachigen Teilnehmer mussten mit Sprache während der Eingabe weniger Fehler korrigieren als mit der Tastatur, 3,93 gegenüber 4,72 Prozent. Im fertigen Text blieben beim Sprechen aber etwas mehr Fehler stehen, 0,55 gegenüber 0,35 Prozent.

Die Eingabe per Sprache kann also deutlich schneller sein. Ob eine ganze E-Mail schneller fertig ist, hängt davon ab, wie viel Nachdenken und Nacharbeit sie braucht. Um diese Nacharbeit geht es im Rest des Artikels.

Warum sich ein diktierter Entwurf anders liest als ein getippter

Beim Tippen siehst du jeden Satz entstehen und kannst einen Satzteil verschieben oder ein Wort löschen, bevor du weiterschreibst. Beim Diktieren denkst du laut, und der Text behält diese Form. Der Hintergrund steht oft vorn, weil du so zu deinem Anliegen gekommen bist. Die Bitte kommt zuletzt. Die Sätze werden lang und hängen mit „und dann“ aneinander. Wenn du es dir mittendrin anders überlegst, fängst du neu an, und beim reinen Diktieren bleibt die erste Hälfte im Text stehen. Denk das meiste deshalb schon durch, bevor du auf Aufnahme drückst.

Vor der Aufnahme Leser, Zweck und Kernaussage klären

Die Leitlinien von Digital.gov für verständliches Schreiben raten, zuerst zu klären, wer den Text liest und was diese Leser brauchen. Außerdem empfehlen sie, Zweck und Kernaussage zu nennen, das Wichtigste an den Anfang zu stellen und den Rest in eine logische Reihenfolge zu bringen. Beim Diktieren hilft das noch mehr, denn gesprochene Sätze hinterher umzustellen ist genau die Nacharbeit, die du vermeiden willst.

Mach daraus einen Plan für zehn Sekunden. Beantworte vor der Aufnahme im Kopf vier Fragen. Wer liest das? Was soll nach dem Lesen passieren? Welchen Satz darf die Person nicht übersehen? Soll daraus eine E-Mail, eine Chat-Nachricht oder eine Liste werden?

Ein erfundenes Beispiel:

• Wer liest: Mara aus der Buchhaltung
• Zweck: eine korrigierte Rechnung bekommen
• Kernaussage: die zweite Rechnung für das Lindqvist-Projekt bis Donnerstag mit dem neuen Stundensatz erneut schicken
• Form: eine kurze E-Mail

Sprich in der Reihenfolge, in der dein Text gelesen wird

Fang mit der Bitte oder der Kernaussage an. Danach nennst du den Grund. Hintergrund folgt zuletzt und nur, wenn der Leser ihn braucht. Pack in jeden Satz nur eine Angabe und mach zwischen den Punkten eine Pause, statt sie mit „und dann“ aneinanderzuhängen. Geht ein Satz schief, hör auf und sprich den ganzen Satz noch einmal. Dann musst du nur den missglückten Versuch löschen, und das ist leichter, als einen mittendrin geflickten Satz zu entwirren.

Auf dem Mac kannst du Satzzeichen ansagen und mit „neuer Absatz“ einen Absatz beginnen. In unterstützten Sprachen setzt die Diktierfunktion Kommas, Punkte und Fragezeichen auch von selbst. Wenn du 30 Sekunden lang nichts sagst, stoppt sie. Leg dir den Plan also vorher zurecht.

Hier ist dieselbe E-Mail in zwei gesprochenen Fassungen. Beide sind erfunden und zeigen, was du sagen würdest, nicht, was ein Werkzeug daraus schreibt.

In der Reihenfolge gesprochen, in der dir alles eingefallen ist:

Okay, also, ich bin gestern das Lindqvist-Projekt durchgegangen, und die zweite Rechnung, da steht noch der alte Stundensatz drauf, die 85, und seit September sind es ja 95 Euro pro Stunde, also könntest du die vielleicht noch mal schicken? Am besten bis Donnerstag, weil die am Freitag ihre Bücher abschließen.

In der Reihenfolge gesprochen, in der Mara die E-Mail lesen soll:

Hallo Mara. Kannst du die zweite Rechnung für das Lindqvist-Projekt bis Donnerstag noch einmal schicken? Darauf steht noch der alte Satz von 85 Euro pro Stunde. Seit September sind es 95 Euro pro Stunde. Der Kunde schließt am Freitag seine Bücher ab. Danke, Jonas.

In der zweiten Fassung steht die Bitte direkt nach der Begrüßung, und „vielleicht“ und „am besten“ sind weg. Jeder Satz enthält eine Angabe, und beide Beträge nennen Währung und Einheit.

Namen, Zahlen und Datumsangaben sorgfältig sprechen

In einer beruflichen Nachricht macht ein falscher Name, Betrag oder Tag mehr Ärger als ein holpriger Satz. Ein paar Gewohnheiten helfen:

• Nenn bei der ersten Erwähnung den vollen Namen einer Person oder eines Kunden.
• Sprich Beträge mit Währung und Einheit, etwa „95 Euro pro Stunde“.
• Sprich Datumsangaben mit Wochentag, etwa „Donnerstag, 1. Oktober“.
• Denk bei der Schlussprüfung an Verneinungen. Fehlt ein „nicht“, sagt der Satz das Gegenteil, und das übersieht man beim schnellen Lesen leicht.

Auf einem Mac mit Apple Chip kannst du einen schwierigen Namen tippen, während die Diktierfunktion aktiv bleibt, und dann weitersprechen. Mit Yappee kannst du wiederkehrende Namen wie Lindqvist und Fachbegriffe in dein eigenes Wörterbuch eintragen.

Was du vor dem Absenden prüfst

In der Studie blieben beim Sprechen etwas mehr Fehler im fertigen Text als beim Tippen, obwohl die Teilnehmer schon während der Eingabe korrigieren konnten. Ein letztes Durchlesen gehört also zum Diktieren dazu. Prüf diese Punkte:

• Namen von Personen, Kunden und Produkten
• Zahlen, Beträge, Einheiten und Datumsangaben
• Jede Verneinung wie „nicht“ oder „kein“
• Die Kernaussage steht im ersten oder zweiten Satz
• Die Bitte sagt, wer was bis wann tut

Die Diktierfunktion auf dem Mac unterstreicht mehrdeutige Wörter blau, und mit einem Klick darauf wählst du eine Alternative. Ein Wort ohne Unterstreichung kann trotzdem falsch sein. Lies den ganzen Text einmal so, wie ihn der Empfänger lesen wird.

Diktierfunktion auf dem Mac oder Yappee: wann welches Werkzeug passt

Beide machen aus Sprache Text. Sie unterscheiden sich darin, wo der Text landet und welche Form er bekommt. Die Angaben zum Mac in diesem Artikel stammen aus Apples Anleitung zum Diktieren auf dem Mac, die für macOS Tahoe 26 gilt.

Die Diktierfunktion ist die einfachere Wahl für eine kurze Antwort oder einen Satz, der schon seine endgültige Form hat. Der Text erscheint dort, wo dein Cursor steht, und du musst nichts einfügen. Ein festes Zeitlimit gibt es nicht, du kannst also auch längere Passagen diktieren.

Yappee passt, wenn du etwas noch ungeordnet aussprichst und daraus ein fertiger Text werden soll, etwa eine E-Mail, Stichpunkte oder eine Chat-Nachricht. Das sind nur einige der Formate, die du wählen kannst. Willst du deine eigene Formulierung behalten, wähl „Aufräumen“. Das Format entfernt Füllwörter, Versprecher und kleine Fehler. Soll der Text in einer anderen Sprache verschickt werden, sprichst du in deiner und lässt ihn übersetzen.

Diese Aufteilung ist eine praktische Empfehlung, die sich aus der Arbeitsweise der beiden Werkzeuge ergibt. Sie beruht nicht auf einem gemessenen Vergleich von Tempo, Genauigkeit oder Nacharbeit.

So diktierst du eine E-Mail mit Yappee

Mit Yappee läuft die Routine aus diesem Artikel so ab:

1. Mach den Zehn-Sekunden-Plan mit Leser, Zweck, Kernaussage und Form.
2. Nimm auf dem iPhone oder Mac auf und sprich in der Reihenfolge, in der gelesen wird.
3. Wähl das Format „E-Mail“.
4. Soll die E-Mail in einer anderen Sprache verschickt werden, sprich in deiner eigenen Sprache und lass Yappee die E-Mail in der anderen schreiben.
5. Geh die Checkliste von oben durch und füg die E-Mail dann in dein Mailprogramm ein.

Yappee arbeitet mit dem, was du sagst. Fehlt die Bitte in der Aufnahme, fehlt sie auch in der E-Mail. Das ist Absicht, denn Yappee soll Lücken nicht mit erfundenen Angaben füllen. Namen, Zahlen, Datumsangaben und jedes „nicht“ prüfst du vor dem Absenden trotzdem selbst. Wer in deiner Nähe ist, hört, was du diktierst. Nimm vertrauliche Nachrichten deshalb dort auf, wo niemand mithört.

Die Routine bleibt dieselbe, egal welches Werkzeug du nutzt. Kläre vorher, wer den Text liest und was die Kernaussage ist, sprich in der Reihenfolge, in der gelesen wird, und prüf vor dem Absenden die Details.