Status-Update fürs Team schreiben, mit Beispielen

Ein Status-Update ist eine kurze Nachricht an dein Team oder deine Führungskraft. Darin steht, was du erledigt hast, was als Nächstes ansteht und was dich aufhält. Du schreibst es zum Beispiel morgens in einen Chat-Kanal, montags als Wochenplan oder als Kommentar in eurem Projekt-Tool. Manche Teams ersetzen damit eine kurze Besprechung.

Die anderen lesen dein Update, wenn es in ihren Tag passt. Ist ein Punkt unklar, braucht es eine Rückfrage, und bis die Antwort da ist, kann die Arbeit stocken. Hier erfährst du, was unter "Erledigt", "Als Nächstes" und "Blocker" gehört. Du siehst Beispiele aus mehreren Berufen und am Ende, wie du so ein Update mit Yappee diktierst.

Welche drei Fragen ein Status-Update beantwortet

Ein Status-Update in dieser Form beantwortet drei Fragen:

1. Was hast du seit dem letzten Update erledigt?
2. Woran arbeitest du als Nächstes?
3. Was hält dich auf?

Ein Blogbeitrag von Atlassian beschreibt dieses Muster für wöchentliche Updates, die Dokumentation von GitLab für tägliche. Bei täglichen Updates geht es also um gestern und heute, bei wöchentlichen um die vergangene und die laufende Woche. In manchen Teams heißt so ein Update auch Standup.

Das Update kann in einem Kanal in Slack oder Microsoft Teams stehen, als Antwort auf eine automatische Abfrage im Chat oder unter einem täglichen Kommentar im Projekt-Tool. Gibt dein Team eigene Fragen vor, nimm diese. Die folgenden Tipps passen trotzdem.

Überleg zuerst, wer dein Update liest

Die Leitlinien für verständliches Schreiben von Digital.gov empfehlen, dir vor dem Schreiben zwei Fragen zu stellen. Was müssen meine Leser wissen? Welche Fragen werden sie haben? Außerdem raten sie, das Wichtigste an den Anfang zu stellen und nötigen Hintergrund ans Ende.

Dein eigenes Team kennt das Projekt und seine Abkürzungen. Eine Führungskraft oder eine andere Abteilung braucht oft einen Satz dazu, was ein Ergebnis bedeutet. Für diese Leser schreibst du interne Kürzel aus und erklärst Fachbegriffe gleich dort, wo sie stehen.

Ein Beispiel aus dem Kundensupport. Fürs eigene Team reicht "Rückstau im Support-Postfach abgebaut." Die Bereichsleitung kann mit dieser Fassung mehr anfangen: "Alle offenen Anfragen von letzter Woche sind beantwortet. Neue Anfragen bekommen wieder am selben Tag eine Antwort."

Eine Studie von 2016 über tägliche Kurzbesprechungen in zwölf Softwareteams aus drei Unternehmen gibt dazu einen Hinweis. Die Forschenden beobachteten 79 dieser Besprechungen und befragten 60 Personen. Positiv sahen die Beteiligten vor allem den Austausch im Team und die Chance, Probleme zu besprechen und zu lösen. Statusberichte an die Führungskraft kamen dagegen schlecht an. Schriftliche Updates hat die Studie nicht untersucht. Ein vorsichtiger Rat daraus lautet, dein Update so zu schreiben, dass dein Team sieht, was es betrifft und wo es helfen kann.

Was unter "Erledigt" gehört

Unter "Erledigt" steht, was seit dem letzten Update fertig geworden ist. Schreib das Ergebnis auf, nicht nur die Tätigkeit. "An der Präsentation gearbeitet" sagt wenig darüber, wie weit du bist. "Präsentation für das Kundengespräch am Freitag ist fertig" sagt es sofort.

Sag außerdem kurz, warum die Arbeit zählt. Bei der Firma 37signals kommt jeden Nachmittag automatisch die Frage, woran man heute gearbeitet hat. Laut dem Mitarbeiterhandbuch soll die Antwort beschreiben, woran man arbeitet, und kurz erklären, warum man daran arbeitet oder warum es wichtig ist. Oft reicht ein halber Satz, etwa "damit der Vertrieb ab Montag mit den neuen Preisen arbeiten kann".

Dazu ein paar praktische Punkte:

• Sag, wo das Ergebnis liegt. Ein Link, ein Ordner oder ein Dateiname erspart anderen die Suche.
• Ordne Halbfertiges ehrlich ein, zum Beispiel "Entwurf fertig, Freigabe fehlt".
• Wähle aus. Routinearbeit, die für deine Leser keine Rolle spielt, lässt du weg.

Ein Beispiel aus der Buchhaltung:

• Vorher: "Rechnungen gemacht."
• Nachher: "Alle Eingangsrechnungen für September geprüft und gebucht. Bei drei Rechnungen gibt es Rückfragen an den Einkauf. Die Liste liegt im Ordner 'Monatsabschluss'."

Was unter "Als Nächstes" gehört

Unter "Als Nächstes" steht, woran du bis zum nächsten Update arbeitest. Bei täglichen Updates ist das meist der heutige Tag, bei wöchentlichen die laufende Woche. Mit diesem Ausblick können andere planen. Sie sehen, wann sie etwas von dir bekommen und ob du etwas von ihnen brauchst.

Halte diesen Teil kurz. Zwei oder drei konkrete Schritte sind ein guter Richtwert, das Wichtigste zuerst. Nenn Termine und Beteiligte, wenn andere davon abhängen. Ändert sich ein Plan, sag das im nächsten Update in einem Satz. Sonst fragt sich jemand, warum ein angekündigter Punkt nie unter "Erledigt" auftaucht.

Ein Beispiel aus einer Agentur:

• Vorher: "Weiter am Website-Projekt."
• Nachher: "Bis Mittwoch den Entwurf der Startseite für die Bäckerei Hansen fertigstellen. Am Donnerstag zeige ich ihn im Kundentermin."

Was unter "Blocker" gehört

Ein Blocker ist alles, was deine Arbeit aufhält und was du nicht allein lösen kannst. Das kann eine fehlende Freigabe sein, ein fehlender Zugang, eine offene Entscheidung oder eine Information, auf die du wartest.

Ein gut beschriebener Blocker beantwortet vier Fragen. Was hängt? Was brauchst du? Von wem? Bis wann? Wenn es hilft, sag auch, was passiert, falls die Hilfe ausbleibt. Sprich die Person, die helfen kann, mit Namen an.

Nenn auch Probleme, die du kommen siehst. Die GitLab-Dokumentation fragt ausdrücklich, ob man blockiert ist oder bald blockiert sein wird. Hast du gerade keinen Blocker, schreib "Keine Blocker". So sehen die anderen, dass du den Punkt nicht vergessen hast.

Etwas Dringendes solltest du nicht bis zum nächsten Update liegen lassen. Das Mitarbeiterhandbuch von 37signals rät, so zusammenzuarbeiten, als bekämen die meisten Bitten an andere irgendwann eine Antwort, aber nicht unbedingt sofort. Schreib die Person bei einem dringenden Blocker deshalb direkt an oder ruf sie an. Im Update reicht dann ein Hinweis, dass du schon nachgefragt hast.

Ein Beispiel aus dem Personalwesen:

• Vorher: "Warte noch auf Feedback."
• Nachher: "Die Stellenanzeige für die Teamassistenz kann noch nicht online gehen, weil die Gehaltsspanne fehlt. Tom, kannst du die Spanne bis Dienstag, 12 Uhr, freigeben? Sonst startet die Anzeige erst nächste Woche."

Form und Zeitpunkt deines Updates

Schreib unter die drei Überschriften kurze Stichpunkte statt langer Absätze. Auch Digital.gov empfiehlt Listen, weil sie Details schnell vermitteln, ohne Leser zu überlasten. In Slack entsteht ein Listenpunkt, wenn du ein Sternchen tippst und die Leertaste drückst. Für eine nummerierte Liste tippst du "1." und drückst dann die Leertaste. In Microsoft Teams am Desktop öffnest du mit "Format" im Eingabefeld die Formatoptionen, zu denen auch Listen gehören.

Der Kommunikationsleitfaden von 37signals weist außerdem darauf hin, dass eine Nachricht um 17 Uhr jemanden länger bei der Arbeit halten kann. Schick Bitten mit Frist deshalb lieber früh am Tag. Hat dein Team eine feste Zeit für Updates, halte dich daran.

Beispiel für ein vollständiges Status-Update

So könnte ein Wochen-Update aussehen. Das Beispiel ist erfunden. Eine Person aus dem Marketing schickt es am Montagmorgen in den Team-Kanal.

Erledigt

• Oktober-Newsletter geschrieben. Lea hat ihn freigegeben, der Versand ist für Donnerstag geplant.
• Kundenumfrage ausgewertet. Die Zusammenfassung liegt im Team-Ordner unter "Umfrage September".

Als Nächstes

• Bis Mittwoch die Texte für die Landingpage zur Herbstaktion schreiben
• Am Donnerstag die Umfrageergebnisse mit dem Vertrieb besprechen

Blocker

• Für die Landingpage fehlen die Produktfotos. Mira, kannst du sie mir bis Dienstag, 15 Uhr, schicken? Sonst geht die Seite einen Tag später online.

Jeder Punkt nennt einen Ort, einen Tag oder eine Person mit Frist.

Dein Status-Update mit Yappee diktieren

Mit Yappee kannst du dein Update erzählen, statt es zu tippen. Du nimmst auf dem iPhone oder am Mac auf, je nachdem, welches Gerät du gerade zur Hand hast. So läuft es ab:

1. Starte die Aufnahme und erzähl frei, am besten entlang der drei Fragen.
2. Wähle das Format "Status-Update". Yappee macht daraus ein fertiges Update mit den Punkten "Erledigt", "Als Nächstes" und "Blocker".
3. Prüf den Text und füge ihn in Slack, Teams oder dein Projekt-Tool ein.

Yappee entfernt dabei Sprach-Artefakte, also etwa Füllwörter oder Versprecher, und glättet die Formulierung. Der Sinn deiner Aussage soll erhalten bleiben.

Schreibt dein Team auf Englisch, kannst du trotzdem in deiner eigenen Sprache sprechen und das Update auf Englisch ausgeben lassen. Yappee unterstützt über 50 Sprachen, sowohl beim Erkennen des Gesprochenen als auch beim Übersetzen.

Kunden- und Projektnamen wie "Bäckerei Hansen" oder interne Begriffe kannst du in dein eigenes Wörterbuch eintragen. Für Begriffe, bei denen dir eine bestimmte Übersetzung wichtig ist, speicherst du deine bevorzugte Übersetzung. Und wenn du deinen Jobtitel hinterlegst, formuliert Yappee den Text aus deiner Perspektive.

Bei einem dringenden Blocker kann Yappee aus demselben gesprochenen Gedanken auch eine Chat-Nachricht machen, die du der Person direkt schickst.

Yappee arbeitet mit dem, was du in der Aufnahme sagst. Nenn beim Sprechen also Namen, Termine und wen du bis wann worum bittest. Achte beim Prüfen vor allem auf Namen, Daten und Fristen.